Privacyreglement vertaald voor cliënten

Dit Privacyreglement is van toepassing op alles wat ’t Rechthoes doet en maakt. Dat is best ingewikkelde komt vanuit ingewikkelde wetgeving. Het voorliggende document is gekoppeld aan ons werkelijke Privacyreglement Versie 3.0 Datum: 24-04-2020 ’t Rechthoes; voor u ligt geen echt protocol maar een uitwerking.

Wij achten het vooral van belang dat de gebruiker, onze client, de hoofdlijnen begrijpt van onze bewuste omgang met zijn identiteit en persoonsgegevens. Als je bij ons in zorg zit willen wij dat jij weet hoe wij grofweg dingen doen. Het meeste van wat wij doen is omdat dat wettelijk zo moet of omdat wij vinden dat dat de beste manier is.

Wij schrijven dingen op als je bij ons in zorg bent, ook hebben wij persoonlijke papieren van jou.

Die mogen wij niet zomaar delen of rond laten slingeren en het is goed dat jij dat weet want die papieren gaan over jou.

Zorgvuldigheid vinden wij belangrijk en hoe wij dat doen proberen we je hier simpel en in grote lijnen uit te leggen. Wij spreken vooraf af hoe wij dingen over jou vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, bijwerken, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verwijderen en vernietigen.

Als jij hierover vragen hebt dan kan je die altijd aan je Persoonlijk Begeleider stellen. Ouders/verzorgers hebben mogelijk ook ons Privacy Regelement gehad en kunnen dingen ook uitleggen.

Wees welkom als je vragen hebt!

1. Begripsbepalingen (Wat hoort waarbij?)

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) verteld ’t Rechthoes hoe wij met jouw gegevens om moeten gaan en die volgen wij.

Denk bijvoorbeeld eens aan jouw vriend(in) of jouw psychiater; ze mogen zeker en graag met ons samen werken om jou zo goed mogelijk te begeleiden maar we mogen niks achter jouw rug om doen zomaar.

Mensen mogen niet zomaar jouw dossier of gegevens via ons ontvangen.

Jij moet dan eerst toestemming verlenen.

Jij bent onze client en met onze collega’s mogen we het gewoon over jou hebben, dat is belangrijk want wij verzorgen als team jouw zorg. Maar met mensen buiten ’t Rechthoes hebben we eerst jouw instemming nodig (handtekening op een papier) om dat te mogen doen.

2. Reikwijdte (Wanneer is dit belangrijk?)

Met alles wat wij doen, voor en met jou, moeten we aan deze wetgeving denken. Dus of je nu bij ons woont of dagbesteding volgt of beide, of zelfs als je die niet meer krijgt; deze wet verteld dat we netjes met jou en je papieren om moeten gaan.

3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens (Waarom doen we dat?)

Die wet is belangrijk om jou te beschermen. Wij volgen jou namelijk in jouw ontwikkeling om zo onze zorg goed te laten aansluiten. Daarom is het soms heel verstandig om samen te werken met je bewindvoerder, ouder(s) of psycholoog- samen willen we jou immers verder helpen.

We vragen dus wel informatie of of geven dat. Enkel met jouw handtekening op papier. Binnen ’t Rechthoes maken wij ook dagelijks rapportages (ZilliZ); dat systeem moet natuurlijk niet voor iedereen te zien zijn.

Kortom, wij willen kwaliteit bieden in onze zorg aan jou. Daarom moeten we dingen opschrijven en vastleggen om zo problemen te voorkomen in het verlenen van de zorg en ook daarna.

4. Voorwaarden voor verwerking van persoonsgegevens; (Mag dat zomaar?)

De wet legt uit dat we bepaalde dingen wel en bepaalde dingen niet mogen en soms voor hoe lang.

Het eest belangrijke is dat jij weet dat we dat doen en dat je daar akkoord voor geeft. Het lijkt heel logisch, als je bij ons woont of andere hulp ontvangt. Toch willen we dat je vooraf goed weet wat wij doen met jouw gegevens en waarom. We vragen jouw handtekening er ook voor als je bij ons start.

5. Informatieplicht (Jij moet dit goed begrijpen, dat is onze wens en taak)

Je hebt bij ons altijd een persoonlijke Begeleider; overleg met hem/haar als je bezwaar maakt of vragen hebt over de manier waarop wij omgaan met jouw Privacy. Weet dat het Protocol Privacy leidend is maar dat we met deze vertaling proberen het in begrijpelijke taal aan jou uit te leggen. Dat zijn hoofdlijnen, maar we vinden het onze plicht om zeker te weten dat jij begrijpt wat we met jouw gegevens binnen ’t Rechthoes doen.

Jouw documenten blijven jouw documenten; die kan je altijd opvragen uit jouw dossier, indien gewenst.

6. Bewaartermijn; (hoe lang bewaren we papieren en gegevens over jou?)

Grofweg kan je stellen dat wij e.e.a. 10 jaar bewaren en dan vernietigen.

Als er iets niet klopt dan zal jouw PB-er zorgen voor een zo snel mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De verwijderde gegevens worden vernietigd.

7. Toegang tot persoonsgegevens (wie kan dat lezen?)

Doordat de collega’s in diens zijn van ’t Rechthoes, hebben ze toegang tot jouw gegevens. Anders kunnen we niet goed zorg verlenen. Andere mensen dan de medewerkers van ’t Rechthoes hebben geen toegang.

Natuurlijk hebben de mensen die jou ‘hier brachten’ ook informatie over jou en soms willen we hun ook vertellen hoe het met jou gaat; dat doen we dan enkel met jouw handtekening eerst.

8. Verstrekking en uitwisseling van persoonsgegevens

Op grond van Wbp hebben onze medewerkers een beroepsgeheim of geheimhoudingsplicht. We mogen niet zomaar dingen over jou delen.

Persoonsgegevens worden niet zomaar aan anderen verstrekt. Wel geef jij voor akkoord jouw handtekening onderaan dat je dit alles gelezen hebt en begrepen. Dat akkoord gaat ook in jouw dossier, dat bewaren we dus ook.

Daarmee geef je ook akkoord dat we het in ’t Rechthoes-team mogen hebben over jou en dat we dingen vastleggen over jou, om jou een goede behandeling/zorg te geven.

Er kunnen bijzondere situaties zijn waarin onze zwijgplicht wordt doorbroken. Dat mag niet zomaar en dan is er veel aan de hand:

Jij weet dan zelf ook goed wat er aan de hand is en waarom wij informatie willen delen en met wie; we willen vooral met je samenwerken. Maar er kan een ernstig gevaar bestaan voor jouw gezondheid of dat van anderen want we door te praten kunnen voorkomen of beperken en het kan niet op een andere manier…

9. Beveiliging

Wij doen er alles aan om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Zo werken we met wachtwoorden en beveiligde systemen zodat niet zomaar iemand ‘erbij kan’.

Dingen over jou die wij binnen ’t Rechthoes opslaan zijn:

Persoonsgegevens cliënten inclusief brieven en andere poststukken:

• personalia en identificatiegegevens

• naam, voornaam, geboortedatum en geslacht

• adres, woonplaats en telefoonnummer

• financiële en administratieve gegevens

• informatie over het gezin

• woonsituatie

• huisarts

• medische gegevens

• problematiek m.b.t. cliënt

• problematiek m.b.t. de ouders

• problematiek m.b.t. het gezin

In het dossier wordt ook bewaard:

• gegevens verkregen van andere (niet) medische personen en instanties

Van de hierboven opgesomde gegevens worden slechts die gegevens in de registratie opgenomen die noodzakelijk zijn voor het doel, omschreven in art. 3, waarvoor ze zullen worden verwerkt.